Le dossier de conformité du poste, par où commencer
Ce que fait INN Poste sur l'ordinateur de vos salariés, ce qui est actif sans réglage, et les quatre modèles à adapter avant de l'utiliser : notice d'information, analyse d'impact, consultation des représentants, registre des traitements.
INN Poste est l'application que vous installez sur l'ordinateur de vos salariés : on y pointe d'un clic, et on y ouvre INN en entier. Deux de ses fonctions touchent au contrôle du temps de travail — le pointage automatique et l'écran de conformité — et une troisième, la sortie automatique, peut s'y ajouter. Ce guide dit ce qu'elles font, et ce qu'une entreprise doit avoir fait avant de les appliquer à des personnes.
Des modèles, pas un avis juridique
Les quatre modèles de ce dossier sont des points de départ à adapter à votre entreprise, à votre pays et à vos accords collectifs. Ils ne remplacent pas un avocat ni un conseil local. Les références au droit français (RGPD, Code du travail) sont données parce que beaucoup de nos clientes y sont soumises ; pour le droit camerounais — la loi n° 2024/017 sur la protection des données personnelles, le Code du travail et ses textes sur les délégués du personnel — nous n'indiquons que le principe : faites confirmer les formalités, les seuils et les délais par un conseil établi au Cameroun.
Ce qui est actif chez vous dès aujourd'hui
Vérifiez ce point en premier : deux fonctions sont actives tant que vous ne les avez pas éteintes, y compris chez une entreprise qui n'a jamais ouvert ses réglages.
| Fonction | Active sans réglage ? | Où la régler |
|---|---|---|
| Pointage automatique de l'arrivée, à l'ouverture de la session | Oui | Réglages › Entreprise › Présence › « Battement du poste et pannes » |
| Écran de conformité — motifs « journée », « retard », « tâche » | Oui | Réglages › Entreprise › Écran de conformité |
| Écran de conformité — motif « poste sans mouvement » | Non : vous le cochez | Réglages › Entreprise › Écran de conformité |
| Sortie automatique du départ | Non : vous l'allumez | Réglages › Entreprise › Présence › « Battement du poste et pannes » |
| Heures sans écran, dispenses | Non : aucune tant que vous n'en posez pas | Réglages › Entreprise › Écran de conformité |
Éteindre l'écran de conformité ou le pointage automatique tient en un geste (un interrupteur), et un poste le sait au battement suivant, deux minutes plus tard. Si vous n'avez pas encore informé vos salariés ni consulté leurs représentants, éteignez le temps de le faire : c'est la solution la plus simple, et elle ne coûte rien.
Ce que le poste lit, et ce qu'il ne lit pas
Écrit une seule fois ici, repris tel quel par la notice d'information :
- Sur l'ordinateur, il lit une seule chose : depuis combien de temps le clavier et la souris n'ont rien reçu — la valeur que lit un économiseur d'écran. Cette durée ne quitte pas l'ordinateur, sauf pour la sortie automatique, si vous l'avez allumée : elle part alors une fois, au moment de fermer la journée.
- Il ne lit jamais le nom ni le contenu des programmes, le titre des fenêtres, les adresses des sites, les fichiers, les frappes au clavier, l'écran, la caméra, le micro, la position. Il ne ferme aucun programme.
- Il envoie à INN : un signal « cet ordinateur répond » toutes les deux minutes, et ce que la personne fait sur l'écran (pointer, expliquer un retard, choisir une tâche, déclarer une pause).
Le détail, fonction par fonction, est dans les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité.
Les quatre modèles
| Modèle | À quoi il sert | Quand |
|---|---|---|
| Notice d'information des salariés | Dire à chaque salarié, avant l'application, ce qui est lu, ce qui ne l'est pas, combien de temps c'est gardé et quels sont ses droits | Avant toute application — c'est la première condition |
| Analyse d'impact | Peser la nécessité et les risques de l'écran de conformité et du pointage géolocalisé, et écrire les mesures | Avant de les allumer ; à refaire quand vous changez un motif ou un délai |
| Consultation des représentants du personnel | Informer et consulter les délégués du personnel (Cameroun) ou le comité social et économique (France) | Avant la décision de mise en œuvre |
| Registre des traitements | Tenir la liste écrite de ce que l'entreprise fait des données de ses salariés | À la mise en service, puis à chaque changement |
Dans quel ordre
- Décidez ce qui reste allumé. Dans Réglages › Entreprise, relisez l'écran de conformité (interrupteur, motifs, délai, personnes concernées, heures sans écran) et le pointage automatique. Le quatrième motif et la sortie automatique sont les plus intrusifs : ne les allumez qu'avec une raison écrite.
- Écrivez la règle — celle que votre entreprise applique, pas celle d'INN. Le poste applique un réglage ; la règle et sa communication sont les vôtres.
- Faites l'analyse d'impact, puis consultez les représentants avec la notice et l'analyse en pièces jointes.
- Remettez la notice à chaque salarié, et gardez la preuve de la remise.
- Inscrivez les traitements au registre.
L'application, elle, répète l'essentiel à chaque salarié sur son propre écran : à sa première ouverture, puis à chaque changement de fond, et à tout moment sous le lien « Ce que lit ce poste ». Cet écran complète votre notice, il ne la remplace pas.
Ce que fait INN, et ce qu'INN ne fait pas
INN fournit l'outil, ses réglages, ses défauts prudents (le quatrième motif ne s'active que par un choix, la sortie automatique part éteinte) et ces modèles. INN ne désigne pas un délégué à la protection des données pour vous, ne déclare rien à une autorité à votre place, ne rédige pas votre règlement intérieur et ne juge pas si une règle est légale dans votre pays. Une sanction ou une retenue de salaire reste une décision humaine de l'employeur : INN n'en prend aucune.
Signer : le stylet, et l'accord du porteur
Faire signer un bénéficiaire à la tablette XP-Pen, et empêcher qu'un collègue appose votre signature enregistrée sans votre accord validé sur votre téléphone.
Notice d’information des salariés
Un texte à adapter et à remettre à chaque salarié avant d'appliquer INN Poste : ce qui est lu, ce qui ne l'est pas, ce qui part vers INN, combien de temps c'est gardé, les droits et qui répond.