Modèle : notice d'information des salariés sur le poste et le pointage

Ce modèle est la notice d'information que l'entreprise remet à chaque salarié équipé d'INN Poste, ou dont le pointage passe par INN. Elle vient avant l'application : en droit français, aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (Code du travail, art. L1222-4), et le règlement européen sur les données (RGPD, art. 13) demande de donner cette information au moment de la collecte. Le principe vaut bien au-delà de la France : on dit d'abord, on applique ensuite.

Ce qui est écrit dans ce modèle sur le poste reprend la version 2.85 de l'application. Si vous changez un réglage (par exemple en cochant le quatrième motif, ou en allumant la sortie automatique), mettez la notice à jour et redonnez-la : elle doit dire ce qui s'applique vraiment chez vous.

Comment l'utiliserCopier le lien de ce titre

1. Copiez le modèle ci-dessous dans votre papier à en-tête.
2. Remplacez les [crochets], et supprimez les paragraphes des fonctions que vous n'avez pas allumées (sortie automatique, quatrième motif, suivi de terrain).
3. Faites-la relire (représentants, conseil), puis remettez-la à chaque salarié : en main propre contre signature, par courriel avec accusé de lecture, ou par affichage — gardez la preuve de la date et du mode de remise.
4. Mettez le lien de la politique de confidentialité d'INN en annexe.

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Le modèleCopier le lien de ce titre

Notice d'information — poste informatique et pointageCopier le lien de ce titre

Entreprise (responsable du traitement) : [nom de l'entreprise], [adresse], [numéro d'immatriculation, si vous en avez un]. Contact pour toute question sur vos données : [adresse électronique ou service], [le nom du délégué à la protection des données, seulement s'il en a été désigné un]. Date : [date]. Version : [numéro].

1. Pourquoi nous utilisons ces outilsCopier le lien de ce titre

[Nom de l'entreprise] utilise INN pour tenir le décompte du temps de travail et préparer la paie. Sur votre ordinateur de travail, l'application INN Poste sert à :

• pointer votre arrivée et votre départ, y compris vous rappeler de pointer si vous l'oubliez ;
• vous rappeler, par un écran de conformité, ce qui manque à votre journée : votre arrivée non pointée, un retard sans motif, l'absence de tâche en cours [, un poste resté sans mouvement — seulement si vous avez coché ce motif] ;
• verrouiller la fenêtre d'INN quand vous vous absentez, pour que vos documents ne restent pas affichés.

Base légale : [à choisir avec votre conseil — par exemple l'exécution du contrat de travail et le respect de nos obligations de décompte du temps de travail ; l'intérêt légitime de l'entreprise à disposer de pointages fiables]. Ce n'est pas votre consentement : dans une relation de travail, le consentement n'est pas un choix libre, et nous ne le demandons pas.

2. Ce que l'application lit sur votre ordinateurCopier le lien de ce titre

Une seule chose : depuis combien de temps le clavier et la souris n'ont rien reçu. C'est la mesure que lit aussi votre économiseur d'écran. Elle sert à verrouiller INN quand vous vous absentez, à vous rappeler de pointer, et [pour le motif « poste sans mouvement » de l'écran de conformité].

Cette durée ne quitte pas votre ordinateur. Elle n'est ni envoyée, ni gardée, ni montrée à l'entreprise. [Une exception, seulement si nous avons activé la sortie automatique : après l'heure de fin de votre journée, si plus rien n'est touché pendant [délai] minutes, l'application envoie une fois « plus rien depuis tant de secondes » pour pointer votre départ, après un avertissement d'une minute que le moindre mouvement de souris annule.]

3. Ce que l'application ne lit pasCopier le lien de ce titre

Le nom et le contenu de vos programmes et de vos fenêtres, les adresses des sites que vous visitez, vos fichiers, ce que vous tapez, l'endroit où se trouve la souris, votre écran, votre caméra, votre micro, votre position. Elle ne ferme aucun programme.

4. Ce qui part vers INN, notre prestataireCopier le lien de ce titre

• toutes les deux minutes environ, un signal qui dit que l'ordinateur répond (et si la fenêtre du pointage est réduite, et si l'application vient de démarrer) ; INN n'en garde que la dernière heure ;
• vos gestes sur le poste : pointer, prendre une pause, expliquer un retard, choisir ou créer une tâche ;
• [votre arrivée, pointée automatiquement à l'ouverture de votre session, un jour où vous travaillez et dans vos heures — seulement si nous l'avons laissée active — avec la mention « pointage automatique du poste ». Vous en êtes averti, et un pointage se corrige] ;
• le nom de l'ordinateur et son système, une fois, à l'installation.

Si le signal s'arrête pendant une journée pointée, INN enregistre une interruption (début, fin, durée) et vous demande ce qui s'est passé. [Décision de l'entreprise : ce temps est / n'est pas retenu sur le salaire.]

5. Ce qu'un écran de conformité peut afficher, et comment il s'arrêteCopier le lien de ce titre

Quand quelque chose manque, une carte s'affiche sur le poste ; après [délai] secondes, elle passe en plein écran jusqu'à ce que ce soit réglé. Les motifs, toujours dans cet ordre :

1. journée non ouverte — vous n'avez pas pointé un jour où vous travaillez ; il s'efface quand vous pointez ;
2. retard à expliquer — votre arrivée est enregistrée en retard et son motif manque ; vous le choisissez dans une liste, rien n'est choisi à votre place ;
3. aucune tâche en cours — votre journée est ouverte et aucune tâche n'est démarrée ; il s'efface quand vous choisissez ou créez une tâche ;
4. [poste sans mouvement — votre journée est ouverte, vous n'êtes pas en pause, et le clavier et la souris n'ont pas bougé depuis [durée] minutes ; vous répondez « Je reprends », ou vous déclarez votre pause].

L'écran ne s'affiche pas un jour de repos ou férié, pendant un congé approuvé, pendant une pause, [aux heures suivantes : [plages]] ni pour les personnes que nous avons dispensées. Ce n'est pas un verrou : il ne coupe pas votre ordinateur et ne ferme aucun programme. Il ne déclenche aucune sanction automatique : [engagement de l'entreprise à confirmer : toute mesure disciplinaire ou retenue reste décidée par une personne, jamais par l'outil].

6. Combien de temps c'est conservéCopier le lien de ce titre

7. Vos droitsCopier le lien de ce titre

Vous avez le droit de demander l'accès à vos données, leur correction, et — selon le cas — la limitation ou l'opposition à un traitement, en écrivant à [contact]. Vous relisez vos pointages dans INN, sur l'écran Pointage. Un pointage inexact se corrige par une demande de régularisation. Vous avez aussi le droit de saisir l'autorité de protection des données : [en France, la CNIL ; au Cameroun, l'autorité compétente — à confirmer avec votre conseil].

8. Qui décide, et à qui parlerCopier le lien de ce titre

C'est [nom de l'entreprise] qui décide de ces règles, pas INN, qui fournit l'outil. Si l'une d'elles vous paraît injustifiée, écrivez à [contact]. [Les représentants du personnel ont été [informés / consultés] le [date].]

Remis le [date] à [nom du salarié] — [signature ou mode de remise].

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Ce que le poste dit déjà à vos salariésCopier le lien de ce titre

L'application affiche, sur l'écran de chaque salarié, un texte du même contenu : ce qui est lu, ce qui ne l'est pas, les motifs, ce qui part vers INN, qui décide, comment ça s'arrête. Il s'ouvre à la première utilisation de l'ordinateur et à chaque changement de fond, et reste accessible sous « Ce que lit ce poste ». Comme il parle pour tous les postes, il dit « selon votre entreprise » là où le réglage est le vôtre. Votre notice est la version qui dit ce qui s'applique chez vous.

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