Transmettre sa comptabilité à son comptable
Donnez une fois à INN les numéros de compte que votre comptable emploie, et sortez un fichier d'écritures qu'il importe dans son logiciel. INN vérifie avant, et dit ce qui manque plutôt que de sortir un fichier faux.
Vous tenez votre caisse dans INN, votre comptable tient vos comptes dans son logiciel. Entre les deux, il y a eu longtemps une ressaisie à la main.
Ce guide couvre le chemin inverse de la reprise : faire sortir vos écritures.
L'écran est dans Comptabilité → bouton Exporter.
Ce qu'il faut faire une fois
INN sait ce que vous avez dépensé et pour quoi. Il ne sait pas sous quel numéro votre comptable range chaque chose — et ce numéro, personne ne peut le deviner à votre place : il appartient à votre plan de comptes.
Ouvrez Exporter → Configuration comptable. Trois choses à y faire, une seule fois :
- Relire le plan de comptes. INN en propose un pour démarrer. Chaque ligne arrive marquée à relire — corrigez le libellé ou le numéro s'il ne correspond pas au vôtre, puis validez. C'est le seul geste qui l'ôte de la liste.
- Dire où chaque poste se range. Le loyer, les fournitures, les prestations : à chacun son numéro.
- Donner à vos caisses leur numéro et leur journal. La banque, les espèces, le Mobile Money.
Pourquoi INN refuse de sortir un fichier avec ses propres propositions
Les numéros proposés suivent la structure comptable habituelle de la région, mais INN ne connaît pas votre plan de comptes. Un numéro deviné qui part dans un fichier importé les yeux fermés n'est plus rattrapable : il vit dans votre comptabilité, il a l'air juste, et personne ne le rouvrira.
Relire dix-neuf lignes une fois coûte quelques minutes. Une écriture rangée sous le mauvais compte pendant six mois coûte davantage.
Sortir le fichier
Exporter → Fichier d'écritures. Il porte la période affichée à l'écran — mêmes filtres, donc mêmes chiffres que ce que vous avez sous les yeux.
Vous obtenez un fichier au format tableur, avec les colonnes normalisées que les logiciels comptables savent lire : le journal, la date, le compte, le compte tiers, le libellé, le débit et le crédit. Votre comptable le charge dans l'assistant d'import de son logiciel, range les colonnes une fois, et recommence sans y penser les mois suivants.
Ce qu'INN vérifie avant
Si quelque chose empêche de produire un fichier juste, le bouton se grise et dit quoi — pas « export impossible », mais le nombre de lignes concernées, un échantillon, et le geste qui lève le blocage.
Trois niveaux :
| Ce que ça veut dire | |
|---|---|
| À corriger | Le fichier serait faux ou refusé. On ne le sort pas. |
| À vérifier | Ça peut être volontaire — une recette rangée sous un compte de dépense, par exemple. Le fichier sort. |
| Pour information | Un fait à connaître, qui n'empêche rien. |
Ce que ce fichier n'est pas
Ce n'est pas un fichier fiscal opposable. INN tient un livre de caisse : une facture non encore réglée n'y existe pas, et le fichier ne peut donc pas tenir lieu de comptabilité complète devant l'administration.
Ce qu'il fait, c'est vous éviter de ressaisir douze mois de caisse à la main. C'est déjà l'essentiel du travail.
Ce qui ne part pas dans le fichier, et pourquoi
Trois choses restent dans INN :
- les virements internes — déplacer de l'argent de la banque vers la caisse n'est ni une recette ni une dépense, et votre comptable ne l'écrit pas comme telle ;
- les soldes d'ouverture ;
- les écarts de comptage.
Ce sont des notions de trésorerie propres à INN : elles n'ont pas de contrepartie comptable, et en inventer une serait pire que de les omettre.
Faire entrer les recettes d'une laverie Wi-Line
Votre centrale de paiement encaisse, INN tient les comptes. Déposez l'export des transactions : chaque journée entre en caisse par moyen de paiement, et le détail machine par machine vous reste.
Faire entrer son équipe depuis un tableur
Déposez la liste de vos salariés, regardez les fiches qui seraient créées, corrigez-les à l'écran, et créez-les. Rien n'entre avant votre confirmation, et redéposer le même fichier ne crée pas de doublon.