Déposer le classeur de son ancien logiciel

Vous quittez Sage, vous arrivez sur INN, et tout votre passé est dans un logiciel qui n'est pas le nôtre : les écritures, les clients, les fournisseurs, les articles, l'état du stock, parfois les salariés.

Il y a un écran pour chacun de ces imports, et si vous savez déjà lequel, allez-y directement — le guide de cet écran vous attend. Mais quand votre comptable vous envoie un seul classeur avec six onglets, ou six fichiers dans le même courriel, vous n'avez pas à les ranger vous-même : vous les déposez tous, et INN vous dit ce qu'il reconnaît.

L'écran est sur l'accueil, ligne « Importez vos données » de la carte de mise en route.

Ce qu'il faut sortir de Sage, et rien de plusCopier le lien de ce titre

Sage ne se recopie pas d'un bloc : ses données vivent dans une base de données que seul Sage sait ouvrir. Ce qu'il sait faire, en revanche, c'est sortir des listes — et ce sont ces listes qu'INN lit.

• Les écritures : États → Fichier des écritures comptables, pour la période voulue. Le fichier sort en .txt, et c'est celui qui demande le moins de réglages : ses colonnes sont normées.
• Les clients, les fournisseurs, les articles, les salariés : chaque liste s'exporte depuis son écran Sage, en Excel ou en CSV.

Si votre Sage sait mettre plusieurs de ces listes dans un même classeur, un onglet par liste, faites-le : c'est exactement ce que cet écran attend. Sinon, déposez les fichiers ensemble — le résultat est le même.

Ce qui se passe quand vous déposezCopier le lien de ce titre

INN ouvre le classeur, sépare les onglets, et pour chacun dit quel écran le lit :

• quand l'onglet a une ligne de titres lisible (Référence, Désignation, Prix…), il est reconnu tout seul ;
• quand il n'en a pas — c'est fréquent avec Sage, qui sort parfois les colonnes sans les nommer — INN se sert du nom de l'onglet. Un onglet appelé « Grand livre », « Journal » ou « Écritures » part vers la comptabilité, « Articles » vers le catalogue. Ce choix vous est proposé, jamais imposé : la ligne reste modifiable.

Le tableau qui s'affiche porte une ligne par feuille, son nombre de lignes, et l'écran qui la lit. Vous corrigez ce qui est à corriger, et vous lancez l'import feuille par feuille.

Clients et fournisseurs : c'est vous qui tranchezCopier le lien de ce titre

Une liste de clients et une liste de fournisseurs ont exactement les mêmes colonnes — un nom, un téléphone, une ville, un numéro de contribuable. Aucune lecture du fichier ne peut les distinguer.

INN ne devine donc pas, et c'est voulu : se tromper ferait d'un fournisseur un client, et l'erreur se verrait des mois plus tard dans vos relances. Ces deux feuilles arrivent avec la question posée — vous choisissez, et vous seul.

Les colonnes : INNIA propose, vous ajustezCopier le lien de ce titre

Une fois la feuille envoyée vers son écran, l'import se déroule comme d'habitude — et si les colonnes ne portent pas de titres reconnaissables, INNIA les nomme : elle lit un extrait du fichier et propose « cette colonne est la date, celle-là le numéro de compte, celle-là le débit ».

Quand sa proposition couvre tout ce qu'il faut, l'import continue sans rien vous demander. Quand il manque une colonne, une fenêtre s'ouvre avec la proposition déjà remplie : vous corrigez ce qui est faux, vous validez.

INNIA ne remplit jamais votre base elle-même. Elle nomme des colonnes ; ce qui lit votre fichier ligne à ligne, du début à la fin, c'est INN. Sur un grand livre de huit mille écritures, la différence n'est pas un détail : une lecture qui s'arrête au milieu ne donne pas une comptabilité incomplète, elle en donne une fausse.

Rien n'entre avant votre confirmationCopier le lien de ce titre

C'est la règle de tous les imports d'INN, et elle ne change pas ici :

1. vous déposez ;
2. vous regardez ce qui entrerait — les fiches, les lignes, les montants ;
3. vous faites entrer.

Entre le deuxième et le troisième geste, rien n'a bougé dans vos données. Si l'aperçu ne ressemble pas à ce que vous attendiez, vous fermez, et il ne s'est rien passé.

Une feuille qu'INN ne sait pas lireCopier le lien de ce titre

Ça arrive, et ce n'est pas grave : une notice, une page de garde, un onglet de totaux. La feuille reste dans le tableau avec ce qu'INN en a compris, et vous la laissez de côté d'un geste.

Un fichier n'est jamais refusé en bloc parce qu'une de ses feuilles est illisible. Les autres s'importent.

Les bornesCopier le lien de ce titre

Un classeur est lu jusqu'à 8 Mo et vingt onglets. Au-delà, INN vous le dit et nomme ce qui dépasse — déposez alors vos listes en deux fois plutôt que de tailler dans le fichier.

EnsuiteCopier le lien de ce titre

Chaque écran garde son guide, plus détaillé que celui-ci :

• Reprendre sa comptabilité depuis Sage — les deux gestes, le rangement des comptes, comment défaire une reprise ;
• Faire entrer son équipe depuis un tableur — les colonnes d'une fiche de salarié, et pourquoi redéposer le même fichier ne crée pas de doublon.