Reprendre sa comptabilité depuis Sage
Déposez l'export de votre logiciel comptable, regardez ce qui entrerait dans votre caisse, et faites-le entrer. Ce qui n'a fait bouger aucun argent reste dehors, et une reprise se défait d'un geste.
Le registre d'INN démarre vide. Si vous tenez déjà vos comptes dans Sage, vous n'allez pas ressaisir six ans à la main : vous déposez l'export, vous regardez, et vous faites entrer.
L'écran est dans Comptabilité → Transactions → Reprise.
Ce qui entre, et ce qui n'entre pas
INN tient un livre de caisse : il dit ce qui entre et ce qui sort de chaque poche — les espèces, la banque, le Mobile Money. Sage tient une comptabilité complète, où une même opération occupe plusieurs lignes.
La reprise ne recopie donc pas votre grand livre. Elle prend les lignes qui ont fait bouger une caisse, et regarde la contrepartie de chaque écriture pour savoir à quoi l'argent a servi.
Ce qui reste dehors, et l'écran vous le dit à chaque fois :
- les factures non encore réglées, émises ou reçues. Aucun argent n'a bougé. Recopier une facture émise comme une recette gonflerait votre résultat d'un argent que vous n'avez pas — elles entreront le jour où elles seront payées ;
- les virements d'une caisse à l'autre. Sortir 2 000 000 de la banque pour les mettre en caisse ne vous fait ni gagner ni perdre un franc. Ces mouvements-là se recréent depuis l'onglet Caisses, où les deux moitiés restent liées ;
- les lignes illisibles, s'il y en a — avec leur numéro et ce qui cloche. Trois lignes fautives n'empêchent pas les mille autres d'entrer.
Sortir le fichier de Sage
Dans Sage : États → Fichier des écritures comptables, pour la période voulue. Tous les Sage savent le produire — Sage 50, Sage 100, Sage 100 OHADA, Sage Business Cloud — et c'est le fichier qui demande le moins de réglages, parce que ses colonnes sont normées.
Un tableau exporté à la main convient aussi. Il lui faut quatre choses : le numéro de compte, la date, le libellé, et les montants — soit deux colonnes Débit et Crédit, soit une colonne Montant et une colonne Sens.
Vous n'avez rien à régler d'autre. L'encodage, le séparateur et l'écriture des montants (« 1 234,56 » comme « 1234.56 ») sont reconnus tout seuls.
Deux gestes, jamais un
Déposer ne touche pas votre registre. Vous obtenez un aperçu qui dit combien d'écritures entreraient, sur combien de lignes lues, pour quel total de recettes et de dépenses — et ce qui reste dehors.
Faire entrer est le second bouton. C'est lui, et lui seul, qui écrit.
Ranger vos comptes : une fois
« 6061 — Fournitures non stockables » et votre catégorie « Électricité » n'ont aucun lien que le logiciel puisse deviner. L'aperçu vous demande donc où va chaque compte — et retient votre réponse pour toutes les reprises suivantes.
Les comptes sont classés du plus gros au plus petit : en ranger dix suffit presque toujours. Ceux que vous ne rangez pas entrent quand même, marqués non classés — vous les rangerez plus tard, depuis le registre.
Vous pouvez ranger une famille entière : indiquer où va « 60 » range tous les achats d'un coup, et rien ne vous empêche de détacher « 6061 » ensuite pour l'électricité seule. La règle la plus précise l'emporte.
Quand INN vous propose une caisse, il écrit « proposé » à côté. C'est une suggestion, pas une décision : changez-la si elle ne vous convient pas.
Reprendre deux fois le même mois
C'est prévu, et c'est même le cas normal : vous corrigez une écriture dans Sage, vous réexportez le mois entier, vous le redéposez. Les lignes déjà présentes ne sont jamais ajoutées une seconde fois — l'aperçu vous dit « 118 lignes, dont 112 déjà dans le registre ».
Défaire une reprise
Dans l'historique, chaque reprise porte un bouton Annuler la reprise : les écritures qu'elle a posées sortent du registre.
Celles que quelqu'un a corrigées à la main depuis restent, et l'écran le dit. Une correction est le travail de quelqu'un : elle ne s'efface pas parce que la ligne venait d'un import.
Vos soldes de départ
Si votre export contient le journal des à-nouveaux, INN en fait le solde d'ouverture de chaque caisse. C'est ce qui permet à votre trésorerie affichée de se recouper avec celle de Sage — sans eux, le registre connaîtrait tous vos mouvements de l'année mais partirait de zéro.
Il n'y a qu'un solde d'ouverture par caisse : si vous reprenez un second exercice ensuite, ses à-nouveaux sont écartés, et comptés comme tels.
Le dossier de transit, de bout en bout
Le cycle d'un dossier — devis, sortie de caisse, dépenses, retour du reliquat, facture — ce que chaque étape produit et ce qui part par courriel.
Déposer le classeur de son ancien logiciel
Un classeur, plusieurs onglets, ou plusieurs fichiers d'un coup : INN dit quel écran lit chaque feuille, vous corrigez ce dont il n'est pas sûr, et chaque feuille entre par sa porte. Rien n'entre avant votre confirmation.