Modèle : registre des traitements pour le poste, le pointage et la géolocalisation
Quatre fiches de registre à compléter pour les traitements d'INN liés au pointage : pointage, écran de conformité, sortie automatique, pointage géolocalisé. Pensé pour le RGPD (art. 30) et la loi camerounaise n° 2024/017.
Le registre des traitements est la liste écrite, tenue à jour, de ce que l'entreprise fait des données personnelles de ses salariés : pour chaque traitement, pourquoi, quelles données, qui les voit, combien de temps, et quelles protections. C'est le premier document qu'une autorité ou un contrôleur demande.
Un modèle, pas un avis juridique
Ces fiches ne remplacent pas un avocat. En Europe, le RGPD (art. 30) impose ce registre à la plupart des entreprises ; la loi camerounaise n° 2024/017 sur la protection des données personnelles prévoit ses propres formalités (information, droits des personnes, et, selon les traitements, déclaration ou autorisation auprès de l'autorité). La fiche ci-dessous sert de base aux deux, mais c'est à un conseil local de confirmer ce que le Cameroun exige et sous quelle forme. N'écrivez jamais une adresse, un numéro ou un nom que vous ne pouvez pas produire : laissez le cadre vide plutôt que de l'inventer.
Ce qui est commun à toutes les fiches
| Rubrique | À écrire |
|---|---|
| Responsable du traitement | [nom de l'entreprise, adresse, contact] — c'est l'employeur |
| Délégué à la protection des données | [seulement si un délégué a été désigné ; sinon : « aucun »] |
| Sous-traitant | INN, qui héberge et traite les données pour le compte de l'entreprise [nom de la société qui édite INN, à demander à INN : n'inventez pas] |
| Autres destinataires techniques | GitHub, pour la publication des mises à jour de l'application de bureau : il voit l'adresse réseau de l'ordinateur et le numéro de version, rien sur les personnes |
| Transferts hors de votre pays | [lieu d'hébergement du service et pays des sous-traitants : à demander à INN] |
| Mesures de sécurité | Échanges chiffrés (HTTPS) ; accès par rôles et droits ; jeton d'appareil gardé dans un fichier réservé, hors de portée de la fenêtre d'INN ; session limitée à douze heures ; verrouillage après quinze minutes d'absence ; révocation d'un poste ou d'une session par les RH ; journal des changements de réglages. [Vos propres mesures : mots de passe, postes, accès physiques] |
| Personnes concernées | Les salariés (et, le cas échéant, stagiaires, intérimaires) équipés d'INN |
Fiche 1 — Pointage et décompte du temps de travail (poste et mobile)
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Finalité | Tenir le décompte du temps de travail ; préparer la paie ; justifier les retards et les absences |
| Base légale | [à choisir avec votre conseil : exécution du contrat de travail, obligation légale de décompte du temps] |
| Catégories de données | Identité et poste de l'employé ; heures d'arrivée, de départ, de pause ; motifs de retard et d'absence ; tâche en cours ; interruptions (début, fin, durée) quand le signal du poste s'arrête ; mention « pointage automatique du poste » quand l'arrivée a été pointée toute seule |
| Origine | La personne elle-même (ses gestes) ; le poste pour l'arrivée automatique (si active) ; le signal « ce poste répond » |
| Destinataires | [rôles habilités : RH, direction, encadrement direct ; paie] |
| Durée de conservation | [durée par type de donnée, avec sa raison — à faire valider par votre conseil] |
| Droits | Accès, rectification (demande de régularisation dans INN), limitation, opposition selon la base légale : [contact] |
| Points de vigilance | Le pointage automatique est actif tant qu'il n'est pas éteint : notez la date à laquelle vous l'avez laissé actif ou éteint, et la notice remise |
Fiche 2 — Écran de conformité (poste)
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Finalité | Rappeler à la personne ce qui manque à sa journée (arrivée non pointée, retard non expliqué, absence de tâche en cours) ; [poste sans mouvement, si le quatrième motif est coché] |
| Base légale | [à choisir avec votre conseil ; ne pas retenir le consentement] |
| Catégories de données | Rien n'est lu sur l'ordinateur pour les trois premiers motifs : INN dit à l'application ce qui manque. Quatrième motif : lit une seule valeur, la durée depuis la dernière action clavier ou souris ; elle ne quitte pas l'ordinateur et n'est conservée nulle part. Ce qui remonte : les gestes de la personne (pointer, motif du retard, tâche choisie, pause déclarée) |
| Ce qui n'est jamais lu | Noms et contenu de programmes, titres de fenêtres, adresses de sites, fichiers, frappes, écran, caméra, micro, position |
| Destinataires | [rôles habilités à voir les pointages et les motifs] ; personne ne voit la durée d'inactivité |
| Durée | Voir fiche 1 pour les gestes ; durée d'inactivité : non conservée |
| Réglages retenus | Interrupteur [oui/non], motifs [liste], délai [secondes], seuil du quatrième motif [minutes], périmètre [tous / pôles], heures sans écran [plages], dispenses [liste] |
| Droits | Voir fiche 1 |
| Points de vigilance | Actif par défaut pour les trois premiers motifs ; le quatrième n'est actif que par un choix explicite. Ne jamais tirer un indicateur de productivité des pauses déclarées. L'écran n'est ni un verrou ni une sanction |
Fiche 3 — Sortie automatique du départ (poste) — si allumée
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Finalité | Éviter qu'une machine laissée allumée fasse courir la journée après le départ de la personne |
| Base légale | [à choisir avec votre conseil] |
| Catégories de données | Une durée « plus rien depuis tant de secondes », envoyée une seule fois, au moment de fermer, seulement après l'heure de fin de la journée ; INN en tire l'heure de départ inscrite. Jamais un journal d'activité, une heure de l'horloge de l'ordinateur ou un nom de programme |
| Destinataires | [rôles habilités] |
| Durée | Le pointage de départ suit la fiche 1 |
| Réglages retenus | Délai [minutes, 1 à 120] ; heure retenue [dernière activité / heure de fin] |
| Droits | Voir fiche 1 ; correction par régularisation |
| Points de vigilance | Éteinte par défaut. Peut retirer des heures si elle se trompe : avertissement d'une minute, annulé par un mouvement de souris ; trois tentatives puis arrêt pour la journée |
Fiche 4 — Pointage géolocalisé et suivi du terrain (mobile)
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Finalité | Vérifier que le pointage a lieu sur un lieu de travail déclaré ; [situer une visite ; reconstituer une tournée] |
| Base légale | [à choisir avec votre conseil ; la géolocalisation d'un salarié doit rester justifiée et proportionnée] |
| Catégories de données | Position précise au moment du geste (pointer, visite, appel), si un périmètre est réglé. Suivi du terrain, si allumé : positions pendant une journée pointée et l'application ouverte, toute la journée ou seulement pendant une visite. Aucune vitesse calculée ; rien en arrière-plan |
| Destinataires | [rôles habilités] ; la raison écrite du suivi est montrée à la personne avec son propre parcours |
| Durée | Tracé du terrain effacé automatiquement après la durée choisie : [1 à 365 jours ; 60 par défaut] ; position au pointage : [durée] |
| Droits | Voir fiche 1 ; un refus de position n'empêche pas de pointer, l'employeur décide de l'accepter |
| Points de vigilance | Le suivi du terrain est le plus proche de la surveillance continue : limitez-le au nécessaire, dites-le dans la notice, faites-le entrer dans l'analyse d'impact |
Tenir le registre à jour
| À chaque… | Mettez à jour |
|---|---|
| changement de réglage (motif coché, sortie automatique allumée, seuil, plage, dispense) | La fiche concernée, avec la date |
| changement de durée de conservation | Fiches 1 à 4 |
| nouveau site ou nouvelle catégorie de salariés | Personnes concernées, périmètre |
| nouvelle version d'INN qui ajoute une donnée | Relire la politique de confidentialité d'INN, qui est mise à jour à chaque donnée nouvelle |
Le registre s'accompagne de la notice remise aux salariés, de l'analyse d'impact et de la trace de la consultation des représentants.
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Consulter les représentants du personnel
Une note d'information et un canevas d'avis pour consulter les délégués du personnel (Cameroun) ou le comité social et économique (France) avant d'appliquer l'écran de conformité, le pointage automatique ou le pointage géolocalisé d'INN.
Confidentialité
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