Le dossier de transit, de bout en bout

Un dossier de transit ne se tient pas comme une prestation digitale. Il vit des semaines, accumule des frais avancés pour le compte du client, et la question qu'on lui pose tous les jours n'est pas « quel est mon résultat du mois ? » mais « ce dossier-là, où en est-il ? ».

Il passe par cinq étapes. Elles ne sont pas un statut dans une liste : ce sont cinq moments où le dossier produit une pièce, ou déplace de l'argent.

L'écran du dossier porte un onglet par étape, et s'ouvre sur celle qui est en cours.

Étape 1 — Le devis et son prévisionnelCopier le lien de ce titre

Ce qu'on fait : on ouvre la chemise, et on chiffre ce qu'on pense payer.

Les coûts prévus se saisissent dans la feuille de création, en même temps que le numéro de dossier et le client. C'est le moment où l'on a les chiffres sous les yeux ; les ajouter « plus tard » revient, pour une partie des dossiers, à ne jamais les ajouter.

Deux natures de ligne :

Le taux horaire est celui de la fiche de paie du salarié (salaries.hourly_rate_cents) — le même que la paie utilise. Un salarié payé au forfait, sans taux horaire, fait échouer la ligne plutôt que de valoir zéro : une ligne à zéro se lit « gratuit », ce qui est le contraire de ce qu'on voulait dire.

Le montant obtenu est figé sur la ligne. Une augmentation le mois suivant ne réécrit pas le prévisionnel d'un dossier déjà chiffré, exactement comme le nom du client recopié sur une pièce ne se réécrit pas quand il change de raison sociale.

Si le catalogue de tailles de conteneur porte un montant pour la longueur choisie, la feuille propose de le reprendre : montant × nombre de conteneurs, en une ligne modifiable ensuite.

Rien de tout cela n'entre en comptabilité. Le prévisionnel est une intention ; l'y faire entrer gonflerait les dépenses du mois d'un montant que personne n'a payé.

Un dossier au statut marqué « prévisionnel » (is_forecast) sort en plus des compteurs d'engagement de la page d'accueil : un devis qu'on n'a pas gagné n'engage personne.

Ce qu'on annonce au clientCopier le lien de ce titre

Ce qu'on fait : on annonce un prix au client, et on le lui envoie.

Le devis est l'autre côté du guichet : le prévisionnel dit ce qu'on va payer, le devis ce qu'on va facturer. Ses lignes portent une nature, et la distinction n'est pas cosmétique :

• débours — l'argent avancé pour le compte du client (douane, magasinage, transporteur), refacturé à l'identique. Il traverse la caisse sans enrichir personne ;
• honoraires — ce que la maison facture pour son travail. C'est la seule base d'une marge.

Le PDF les sépare avant le total. Un client qui lit « 1 500 000 » sans savoir que 1 200 000 sont des droits avancés pour son compte croit payer 1 500 000 de prestation, et c'est la première discussion qu'on a avec lui.

Renvoyer un devisCopier le lien de ce titre

Un devis renégocié ne se corrige pas : on en adresse un autre. Le second envoi est une version 2, imprimée sous le numéro de dossier sur le PDF, et c'est ce qui permet au client de dire lequel il a accepté.

La version se calcule à l'envoi, depuis le journal (transit_document_sends). Elle ne vit pas en colonne sur le dossier : deux compteurs pour la même chose finissent par diverger, et c'est toujours celui qu'on n'a pas regardé qui a raison.

L'adresse vient de la fiche client, jamais d'un champ saisi au moment de l'envoi. Sans fiche rattachée, ou sans courriel dessus, l'envoi est refusé et le dit — on ne prétend pas avoir envoyé.

Les honoraires de dédouanement (HAD)Copier le lien de ce titre

Ils se calculent au conteneur, à un tarif qui dépend du format et que la maison négocie à la baisse sur les gros volumes. Le tarif vivait dans la tête du transitaire : deux devis pour le même client pouvaient ne pas dire le même prix, et personne ne pouvait vérifier lequel était le bon.

Le barème appartient à l'entreprise : un montant par conteneur et par longueur, plus un tarif par défaut pour les formats qu'il ne couvre pas. Sans ce repli, un 45 pieds sur un barème qui ne connaît que 20 et 40 ne produirait aucune ligne, et le HAD disparaîtrait du devis sans que personne le remarque.

Le champ « Honoraires de dédouanement » du dossier a deux modes :

• Automatique — on suit le barème. Ajouter un conteneur au dossier remonte le HAD tout seul, et la ligne de devis suit ;
• Négocié — on fige un montant, y compris zéro. Le HAD offert est une décision, pas une absence de saisie ; à zéro, la ligne disparaît du devis plutôt que d'y rester à 0 F, ce qui se lirait comme un oubli.

La ligne HAD du devis ne s'édite pas à la main. Elle est calculée : la corriger sur place la ferait diverger du dossier au premier conteneur ajouté, et le devis afficherait un total que personne ne saurait expliquer.

Le HAD est un honoraire, jamais un débours. Le ranger en débours le ferait passer pour de l'argent qui ne fait que traverser la caisse, et la marge du dossier serait fausse de son montant.

Étapes 2 et 4 — L'argent confié au déclarantCopier le lien de ce titre

Ce qu'on fait : le déclarant retire de la caisse de quoi faire les formalités, puis rend ce qu'il n'a pas dépensé.

C'est le milieu du cycle, et c'est ce qui manquait : personne ne pouvait répondre à « ce déclarant, il me doit combien ? », et un dossier se refermait sur un trou sans que rien ne s'y oppose.

Ce n'est pas une dépenseCopier le lien de ce titre

Le réflexe serait d'écrire la sortie de caisse comme une charge. Il fait sortir deux fois le même argent : 2 000 000 de retrait, puis 1 000 000 de factures réglées, soit 3 000 000 débités pour 1 000 000 réellement dépensé.

L'argent remis au déclarant n'a pas quitté l'entreprise : il a changé de poche. C'est un virement interne, de la caisse vers un compte « Fonds déclarants » créé au premier besoin. La caisse baisse, la trésorerie totale ne bouge pas, et la seule chose qui touche le résultat reste la facture réglée.

Un compte, et non une colonne : son solde se lit alors avec les mêmes requêtes que la banque et la caisse, et il apparaît dans le tableau de trésorerie sans qu'on l'y ajoute à la main.

Le solde du déclarantCopier le lien de ce titre

sorties − retours − débours justifiés

Positif, le déclarant détient encore de l'argent de la maison. Négatif, il a avancé de sa poche — ça arrive, et le borner à zéro le cacherait. À zéro, le dossier est soldé.

Les débours comptés sont ceux engagés, payés ou non : une facture reçue est déjà de l'argent justifié, même si le fournisseur attend son règlement. Ne compter que les payées gonflerait le solde pendant tout le délai de paiement.

Ce chiffre s'affiche en bandeau sur le dossier seulement s'il est non nul : c'est celui qui fait décrocher un téléphone, et le laisser en permanence le noierait parmi les autres.

Deux garde-fousCopier le lien de ce titre

• une sortie ne peut pas dépasser le solde de la caisse, jugé à la date du mouvement — une sortie antidatée doit se mesurer au solde qu'avait la caisse ce jour-là. Sans ce contrôle, la caisse afficherait un solde négatif, un état qui n'existe pas dans le monde réel ;
• on ne rend pas plus qu'on ne détient. Sans montant, le retour rend tout ce qui reste : c'est le geste courant, et le retaper serait une occasion de se tromper d'un zéro.

Supprimer un mouvement emporte son virement, jamais une jambe seule : deux lignes qui décrivent le même déplacement d'argent, et n'en effacer qu'une ferait apparaître ou disparaître de l'argent sans contrepartie. Une écriture déjà signée arrête la suppression — quelqu'un a certifié avoir reçu cet argent.

Étape 3 — Les dépenses réellesCopier le lien de ce titre

Ce qu'on fait : on saisit les factures que le déclarant rapporte, et on les règle.

Chaque dépense porte une catégorie — acconage, magasinage, surestaries, transport — reprise du catalogue de la comptabilité, éditable par l'entreprise. Elle descend jusqu'au registre au règlement : sans elle, toutes les dépenses d'un dossier tombaient dans le même sac et « où part l'argent d'un dossier ? » n'avait aucune réponse chiffrée.

Le règlement est le seul point de passage vers la caisse. Il produit une écriture de dépense, imputée au pôle du dossier — et tirée sur les fonds du déclarant quand il en détient encore. C'est ce qui évite le double décaissement : cet argent-là est déjà sorti du coffre à l'étape 2.

Sur un dossier sans sortie de caisse, rien ne change : l'écriture se passe comme avant.

Étape 5 — La factureCopier le lien de ce titre

Ce qu'on fait : dès l'accord, on facture ; une fois soldée, on envoie l'exemplaire acquitté.

La facture s'émet depuis le dossier (« Émettre la facture »). Elle rejoint les créances de la comptabilité, où elle se relance et s'encaisse avec les autres.

Le PDF reprend le détail du devis quand il tombe juste. Si le montant facturé a été négocié, ou n'est qu'un acompte, imprimer un détail qui ne totalise pas le net à payer donnerait au client un document qui se contredit : la facture sort alors avec sa seule ligne, qui est la vérité de ce qu'on réclame.

« Acquittée » n'est pas un boutonCopier le lien de ce titre

Le statut payée d'une facture client est dérivé de ses encaissements. Il n'existe aucun geste « marquer payée » — poser le statut à la main ferait diverger la facture et la caisse. Quand le dernier règlement solde la facture, elle devient acquittée d'elle-même, le PDF porte la mention à la place du « reste à payer », et il vaut reçu.

L'envoi suit donc l'état réel de la facture ; il ne le décide pas. Une facture non soldée s'envoie aussi — c'est la facture, tout simplement, et le PDF dit alors ce qui reste dû.

Une facture annulée ne s'envoie pas : on ne réclame pas une créance qu'on a abandonnée.

Ce que le dossier rapporte, et ce qu'il coûteCopier le lien de ce titre

Cinq chiffres, dans l'ordre du cycle — c'est la rangée que porte l'en-tête du dossier :

Les chiffres secondaires — reste dû par le client, écart au prévisionnel, reste à payer aux fournisseurs — vivent dans l'onglet qui les concerne, où ils sont plus utiles qu'en bandeau.

Le bénéfice brut d'un clientCopier le lien de ce titre

Sur la fiche d'un client, deux nombres :

• Chiffre d'affaires — ce qui lui a été facturé (factures abandonnées exclues : une créance abandonnée n'est pas du chiffre d'affaires) ;
• Bénéfice brut — le CA moins toutes les dépenses, externes et internes.

Les externes sont les factures fournisseur de ses dossiers, payées ou non : une dépense engagée est une dépense, et n'y mettre que les réglées ferait grimper le bénéfice le temps qu'un fournisseur attende son argent.

Les internes sont les écritures de sortie imputées à l'un de ses dossiers : un salaire, du carburant, de la manutention. C'est le champ « Dossier de transit » de la saisie d'écriture qui les rattache. Le champ « Référence », juste à côté, faisait la même promesse en texte libre — personne ne l'écrivait deux fois pareil, et un total bâti dessus se trompait en silence.

Le bénéfice brut est négatif tant qu'on a engagé des frais sans rien facturer, et c'est juste : le borner à zéro ferait passer pour neutre un dossier sur lequel on avance la trésorerie.

Clore un dossierCopier le lien de ce titre

Clore, c'est dire que plus rien ne bouge dessus. Deux choses l'interdisent, et ce sont exactement les deux trous que le cycle laissait passer :

• le déclarant détient encore de l'argent. Le dossier se refermerait sur un manquant que personne ne réclamerait, parce que plus personne ne le regarderait ;
• le client doit encore. Une créance sur un dossier clos sort des relances : elle est perdue de vue le jour même.

Le contrôle se force, comme celui des débours non réglés à l'émission de la facture : une perte se constate parfois, et un blocage sans issue pousse à tenir le dossier ailleurs, hors de tout total. Le message dit le montant qui manque et le geste qui l'efface — un refus qui n'indique pas le chiffre oblige à ouvrir un autre écran pour le trouver.

Un dossier clos ne laisse plus sortir d'argent de la caisse.

Le journal des envoisCopier le lien de ce titre

Chaque courriel parti laisse une ligne : le dossier, le type (devis ou facture), la version, l'adresse, la date et l'auteur.

Une ligne n'est écrite que si le courriel est réellement parti. Un journal qui enregistre les tentatives ferait croire à un envoi que le serveur de courrier a refusé, ce qui est pire que pas de journal du tout.