Faire entrer son équipe depuis un tableur
Déposez la liste de vos salariés, regardez les fiches qui seraient créées, corrigez-les à l'écran, et créez-les. Rien n'entre avant votre confirmation, et redéposer le même fichier ne crée pas de doublon.
Votre effectif existe déjà quelque part : un fichier Excel, la liste que votre comptable envoie tous les mois, l'export de votre ancien logiciel de paie. Vous n'allez pas le ressaisir fiche par fiche — vous déposez la liste, vous regardez, et vous créez.
L'écran est dans Équipe → Employés → Importer.
Commencez par le modèle
Le bouton Télécharger le modèle vous donne un fichier avec les bonnes colonnes et une ligne d'exemple. Ouvrez-le, remplacez l'exemple par vos salariés, enregistrez, redéposez.
C'est le chemin le plus court, et il répond d'avance à la seule question qui se pose vraiment : la date, c'est jour/mois ou mois/jour ?
Si vous partez de votre propre fichier
Il faut un tableur enregistré en CSV (dans Excel : Fichier → Enregistrer sous → CSV). La première ligne nomme les colonnes.
Une seule est indispensable : le nom. Soit deux colonnes Prénom et Nom, soit une colonne unique Nom complet — dans ce cas, le premier mot est pris pour le prénom et le reste pour le nom, ce qui garde « Marie-Claire de la Fontaine » entière.
Sont reprises si elles sont là : Poste, E-mail, Téléphone, WhatsApp, Adresse, Date d'embauche, Type de contrat, Début de contrat, Fin de contrat, Département, Site, Mode de pointage. Les en-têtes en anglais d'un export de paie (First Name, Job Title, Hire Date…) sont reconnus aussi.
Vous n'avez rien à régler d'autre. L'encodage, le séparateur — point-virgule, virgule ou tabulation — et les guillemets qu'Excel met autour d'une adresse sont reconnus tout seuls.
Ce qui n'entre pas, et INN vous le dit
Le matricule et le salaire de base. Ce sont les deux colonnes que tout fichier de paie porte, et la fiche ne les reprend pas. Elles vous sont listées après le dépôt plutôt que passées sous silence : le salaire se saisit sur la fiche, où il est protégé par un droit à part.
Un site que vous n'avez pas déclaré. Un site porte une adresse et un rayon, qu'un nom dans un tableur ne donne pas. La fiche entre sans site — tous les lieux de l'entreprise lui conviennent alors — et se rattache ensuite depuis Entreprise.
Une ligne sans nom. Elle est comptée à part, avec son numéro. Trois lignes fautives n'empêchent pas les quarante autres d'entrer.
Un type de contrat que nous n'avons pas compris reste vide plutôt que de devenir « Autre ». « CDD », « C.D.D », « Contrat à durée déterminée » sont reconnus ; « Vacataire saisonnier » ne l'est pas, et deviner à votre place déciderait de ce qui est relancé à la fin du contrat.
Deux gestes, jamais un
Déposer ne crée aucune fiche. Vous obtenez un aperçu qui dit combien de fiches seraient créées, combien de personnes sont déjà dans votre équipe, et combien de lignes n'ont pas pu être lues.
Créer les fiches est le second geste, et c'est celui qui écrit.
Entre les deux, l'aperçu se corrige : le prénom, le nom et le poste sont des champs. Un prénom coupé au mauvais endroit ou un poste dans la mauvaise colonne se réparent ici, sans repasser par votre tableau.
Redéposer le même fichier ne crée pas de doublon
Les personnes déjà dans votre équipe arrivent décochées, avec la raison : « une fiche porte déjà ce nom », ou « déjà cette adresse e-mail ». Le mois suivant, vous redéposez la liste complète et seules les nouvelles embauches sont cochées.
Elles ne sont pas refusées pour autant : s'il s'agit de deux personnes différentes qui portent le même nom, vous recochez la ligne et la fiche est créée.
Les départements
Un département nommé dans le fichier et que vous n'avez pas encore déclaré est créé — mais seulement si la case le dit, et les noms concernés vous sont montrés avant. Décochez-la si votre colonne Département contient des approximations : vous les rattacherez à la main plutôt que de fabriquer des départements que personne n'a demandés.
Combien de lignes à la fois
Deux cents au plus. C'est déjà deux cents lignes à relire dans l'aperçu, et un aperçu qu'on ne peut pas lire ne protège personne. Au-delà, déposez par site ou par département — INN vous le dira, en indiquant combien de lignes votre fichier portait.
Transmettre sa comptabilité à son comptable
Donnez une fois à INN les numéros de compte que votre comptable emploie, et sortez un fichier d'écritures qu'il importe dans son logiciel. INN vérifie avant, et dit ce qui manque plutôt que de sortir un fichier faux.
Signer : le stylet, et l'accord du porteur
Faire signer un bénéficiaire à la tablette XP-Pen, et empêcher qu'un collègue appose votre signature enregistrée sans votre accord validé sur votre téléphone.