Modèle : consultation des représentants du personnel avant le poste et le pointage

Un outil qui mesure ou contrôle le temps de travail ne s'applique pas sans en avoir parlé à ceux qui représentent les salariés. Ce guide donne une note d'information aux représentants, un canevas d'avis et un calendrier, à adapter à votre pays.

Ce que dit la règle, en FranceCopier le lien de ce titre

• Le CSE est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur les moyens ou techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés (Code du travail, art. L2312-38). L'écran de conformité, le pointage automatique, la sortie automatique et le pointage géolocalisé entrent dans cette famille.
• Les salariés sont informés avant de tout dispositif qui collecte des informations les concernant personnellement (art. L1222-4) : c'est le rôle de la notice d'information.
• La restriction doit être justifiée et proportionnée (art. L1121-1) : c'est ce que l'analyse d'impact écrit.
• Si vous inscrivez ces règles dans un règlement intérieur, celui-ci est soumis à l'avis du CSE et communiqué à l'inspection du travail (art. L1321-4).
• Le CSE dispose d'un délai d'examen pour rendre son avis, fixé par accord ou par décret : vérifiez-le avant de fixer votre calendrier. Sans avis dans le délai, il est réputé avoir été consulté, mais la consultation doit avoir été régulière (dossier complet, temps suffisant).

Ce qu'on retient, au CamerounCopier le lien de ce titre

Le principe est le même — parler avant d'appliquer — et il est plus sûr de le suivre même là où un texte ne l'impose pas expressément :

• informer les délégués du personnel du dispositif, de ses finalités et de ses limites, par écrit, avant l'application ;
• recueillir leur avis et le consigner, y compris s'il est défavorable ;
• informer chaque salarié (notice), et faire viser le règlement intérieur si vous y inscrivez ces règles, selon la procédure locale ;
• faire confirmer par un conseil local les formalités de la loi n° 2024/017 (déclaration ou autorisation, droits des personnes).

Le dossier à remettre aux représentantsCopier le lien de ce titre

Joignez à la note ci-dessous :

1. la notice d'information adaptée ;
2. l'analyse d'impact remplie ;
3. la liste de vos réglages : écran de conformité (motifs cochés, délai, seuil du quatrième motif, personnes concernées, heures sans écran, dispenses), pointage automatique, sortie automatique, pointage géolocalisé ;
4. la page « Ce que lit l'application installée sur un ordinateur » de la politique de confidentialité d'INN ;
5. une démonstration : montrez l'écran d'information du poste et l'écran de conformité sur une machine d'essai, y compris le lien « Ce que lit ce poste ».

Le modèle de note d'information aux représentantsCopier le lien de ce titre

Objet : information et consultation sur la mise en œuvre d'un outil de pointage et d'un écran de rappel sur les postes informatiques.

De : [nom, fonction] — Aux : [délégués du personnel / membres du CSE] — Date : [date]

Madame, Monsieur,

[Nom de l'entreprise] envisage de mettre en œuvre, à partir du [date envisagée], les fonctions suivantes de l'outil INN sur les ordinateurs de [catégories de salariés] :

• pointage de l'arrivée et du départ depuis l'ordinateur, y compris le pointage automatique de l'arrivée [si retenu] ;
• un écran de rappel (« écran de conformité ») qui s'affiche lorsque la journée n'est pas ouverte, qu'un retard n'est pas expliqué, qu'aucune tâche n'est en cours [, ou que l'ordinateur n'a reçu ni clavier ni souris depuis [durée] — motif que nous [retenons / ne retenons pas]] ;
• [la sortie automatique du départ, après l'heure de fin de journée, si plus rien n'est touché pendant [délai]] ;
• [le pointage géolocalisé sur téléphone, et le suivi du terrain].

Ce que ces fonctions lisent : sur l'ordinateur, seulement la durée depuis la dernière action au clavier ou à la souris. Cette durée ne quitte pas l'ordinateur [, sauf pour la sortie automatique, où elle est envoyée une fois]. Elles ne lisent ni le nom ni le contenu des programmes, ni les fenêtres, ni les sites, ni les fichiers, ni les frappes, ni l'écran, la caméra, le micro ou la position (hors pointage géolocalisé, si retenu). Elles ne ferment aucun programme et ne déclenchent aucune sanction : toute décision reste humaine.

Finalités : [décompte du temps de travail, paie, …]. Durées de conservation : [tableau de la notice]. Mesures : [dispenses, heures sans écran, information des salariés, droits].

Nous vous remettons la notice destinée aux salariés, l'analyse d'impact et la liste des réglages. Nous vous demandons votre avis avant le [date limite, compte tenu du délai applicable] et vous proposons une réunion le [date].

[Signature]

Le canevas d'avisCopier le lien de ce titre

Si l'avis est défavorable ou assorti de réserves, écrivez ce que vous faites : vous renoncez à la fonction concernée, vous la restreignez (moins de personnes, seuil plus long, plages sans écran), ou vous maintenez et vous dites pourquoi. Dans INN, restreindre est un réglage : le quatrième motif se décoche, la sortie automatique s'éteint, le périmètre se limite à certains pôles.

Déjà actif chez vous ?Copier le lien de ce titre

L'écran de conformité (motifs « journée », « retard », « tâche ») et le pointage automatique sont actifs tant qu'on ne les éteint pas. Si INN est déjà en service chez vous et que vous n'avez pas encore consulté, deux gestes :

• éteignez les deux (Réglages › Entreprise) le temps de la consultation ; c'est un interrupteur, et les postes le savent au battement suivant ;
• ou régularisez aussitôt en remettant la notice et en ouvrant la consultation — et gardez la trace de cette chronologie plutôt que de la réécrire.

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